Como montar uma empresa de digitalização de documentos

Para montar uma empresa de digitalização de documentos você precisa de pelo menos R$1 mil e um espaço de 40 m². O negócio só vai funcionar se tiver uma boa estratégia de divulgação e oferecer qualidade e mais serviços que agreguem valor ao seu cliente.

Abaixo eu vou te apresentar todos os pontos importantes para começar o negócio do zero e montar a estrutura necessária para começar a ganhar dinheiro. Confira:

Entenda o que é a digitalização de documentos

A digitalização de documentos se faz muito necessária hoje em dia porque é uma forma de guardar documentos de forma mais segura, tendo maior durabilidade e o custo é baixíssimo.

Papel, além de sofrer danos de forma mais rápida, ocupa muito espaço e poeira. Com a digitalização de documentos também é possível resolver problemas burocráticos de forma mais prática e ágil, sem precisar se locomover.

Às vezes há a necessidade de resolver algo como uma locação de imóvel, compra e venda, ou problemas judiciais, em outra cidade, e só com a digitalização de documentos e o seu envio essa necessidade é abortada.

Esse é um tipo de serviço que também é importante em muitas empresas que querem otimizar os seus arquivos, para que sejam mais fáceis de ser encontrados através de softwares e para que não se percam em arquivos físicos, por causa do tempo.

Verifique o mercado na sua região

Apesar de a tecnologia ter facilitado o trabalho de digitalização de documentos através de um smartphone, ainda existe uma grande demanda voltada para um segmento mais profissional. 

Existem pelo Brasil algumas empresas especializadas nisso, que também trabalham com serviço de arquivo, armazenamento, backup e indexação, mas é importante analisar aí onde quer atuar. 

Mesmo com concorrentes você consegue sim se estabelecer se tiver uma boa estratégia e realizar seu serviço com qualidade e dentro dos prazos. 

Lembrando que você pode atuar de duas formas (ao mesmo tempo, inclusive):

• Montando uma loja na rua próxima a lugares estratégicos para atender o cliente final;
• Prestando serviços para empresas que precisam organizar seus arquivos e armazená-los de uma forma mais segura.

Faça um planejamento

Mesmo que o seu objetivo seja começar a trabalhar com um escritório em casa, é importante ter um planejamento. 

Pegue uma folha de papel e comece a anotar a forma que pretende atuar, os possíveis clientes que vai começar a captar, o equipamento que terá que adquirir e até o valor do serviço que vai cobrar. 

Esse é o momento para definir também as formas de divulgação, o quanto pretende ganhar e o que precisa fazer para chegar nesse montante. 

Com um plano é muito mais fácil que o seu negócio dê certo, então comece o quanto antes!

Escolha a sua localização

Se você não quer começar a trabalhar em casa e pensa em montar uma loja que sirva para atender também o cliente final, é muito importante definir bem a localização. 

O ideal é que seja uma área com grande fluxo de pessoas, mais central ou então próxima de áreas comerciais ou de faculdades, escolas, cursos, fóruns, bibliotecas e outros empreendimentos que tenham a ver com documentos. 

Lembre-se que o local precisa ser bom para atrair os clientes, mas precisa também caber dentro do orçamento que montou no seu planejamento. Não adianta começar o negócio com uma corda no pescoço. 

Monte sua estrutura

A estrutura da empresa de digitalização de documentos não precisa ser grande (algo em torno de 40 m² já é suficiente) e é muito parecida com a de uma gráfica. 

Você vai precisar dividi-la basicamente em:

• Balcão de atendimento, para receber seus clientes e atendê-los (fazendo todo o processo de atividades necessárias);
• Área de produção, onde ficarão os equipamentos;
• Caixa para pagamentos, que pode ser até no balcão de atendimento mesmo. 

Equipamentos

Para oferecer o serviço de digitalização de documentos você precisa de pelo menos um computador e um scanner de boa qualidade.

O valor de um scanner varia de R$300 a mais de R$8 mil e isso vai depender exclusivamente do tamanho e da capacidade que precisa que ele tenha. Eu acho que dá para começar com um ou dois do mais simples e aos poucos, de acordo com a demanda, você investe em outros mais sofisticados.  

Equipe

O quadro de pessoal que será necessário depende muito da estrutura e do tamanho do negócio que você vai montar.

Normalmente é preciso ter uma pessoa para atender o cliente e cuidar do caixa e pelo menos duas para a realização de serviços, além de você. 

Só feche a contratação quando tiver noção da sua demanda, afinal estamos falando de custos! 

Outra coisa: Além do seu colaborador ser muito bom na função designada, é importante que tenha facilidade com o atendimento ao público. Isso vai contar muito a respeito da sua empresa. 

Agregue valor com outros serviços e bom atendimento

Empresas grandes que precisam digitalizar muitos documentos, também precisam organizá-los e armazená-los com segurança, por exemplo. 

Que tal você oferecer então o serviço completo? Isso agrega valor à sua empresa e te ajuda também a aumentar o valor do seu serviço e faturamento. 

Se você consegue oferecer tudo que ela precisa de documentos, com praticidade e um preço atraente, tenha certeza que ela vai querer isso, ao invés de quebrar a cabeça para cuidar dos outros assuntos. 

Além disso, é importante que você tenha muito cuidado ao tratar com o cliente. Seja sincero a respeito do trabalho, seja simpático, educado e trabalhe com dedicação. 

Unindo essas duas estratégias, de serviços a mais e bom atendimento, a sua chance de ganhar dinheiro com uma empresa de digitalização de documentos aumenta muito!

Divulgue a sua empresa de digitalização de documentos!

A primeira coisa é entender o seu público alvo e personalizar as formas de divulgação de acordo com o que eles consomem.

Você precisa e deve utilizar a internet a seu favor, criando um site e perfis nas principais redes sociais. Na internet o mais importante é gerar conteúdo profissional e embasado para envolver e engajar pessoas.

Outra ótima forma de divulgação também é fazendo contato direto por e-mail ou telefone com as empresas, oferecendo os serviços de forma inteligente e prática, mostrando as vantagens de digitalizar documentos.

Não esqueça também do cartão de visita e do folder que você pode usar para distribuir em áreas estratégias para chegar no seu cliente. 

Investimento e lucro

O seu maior investimento ao abrir uma empresa de digitalização de documentos será nos equipamentos de alta performance e última geração. Além das máquinas scanners, você vai precisar investir em um software de captura.

Estima-se que para montar uma empresa completa de digitalização, você precisará investir entre R$1 mil a R$12 mil. Isso já contando com as máquinas, espaço, profissionais e na parte de marketing que será preciso investir para chamar a atenção dos seus clientes.

O retorno desse valor demora , em média, uns 12 meses e a média de lucro mensal do negócio é de R$2 mil a R$8 mil.

Comece a trabalhar!

Aprender como montar uma empresa de digitalização de documentos pode ser o primeiro passo para transformar o seu projeto em realidade, mas isso só vai acontecer se você agir. 

Espero que o artigo tenha te ajudado e inspirado! 

Agradeço muito a sua companhia e te desejo sucesso!